專業檔案整理服務

山西悅博信息技術有限公司擁有各行業（政府機關、金融機構、能源、地產、新能源等多個行業）的專業檔案整理專家、老師，自成立以來，為山西省內眾多政府機關、企事業單位進行了檔案的整理服務，客戶均100%通過驗收，并通過山西省檔案館及各類機構的驗收。

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程;

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發文件、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

1.管理性標準規范
以《中華人民共和國檔案法》、《檔案館工作通則》、《計算機信息系統安全保護條例》、《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《計算機信息系統國際聯網保密管理規定》、《計算機病毒防治管理辦法》、《中華人民共和國保密法》等規章制度，做為管理性標準規范依據。
2.業務性標準規范
以山西省《歸檔文件整理規則》實施細則（2002年3月18日）、中華人民共和國檔案行業標準  DA/T 22—2015、《電子文件歸檔與管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等規章制度，做為業務性標準規范依據。
3.技術性標準規范
以《信息交換用七位編碼字符集》、《信息交換用漢字編碼字符集》、《聯合圖像專家組規范》（JPEG）、《動態圖像專家組規范》（MPEG）等規章制度，做為技術性標準規范依據。
4.1、文書檔案的整理
1、檔案基本單位的劃分。
根據《中華人民共和國檔案行業標準  DA/T 22-2015》的規定歸檔文件一般以每份文件為一件，不只是單份文件可作為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。
歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發文在前，被轉發文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發文稿紙和定稿在后。
2、裝訂。
（1）拆除文件上的金屬物。對于需要永久、30年保存的歸檔文件，必須去除易銹蝕的金屬物，如訂書釘、曲別針、大頭針等，以免對檔案潛在的危害。因為這些金屬物其材質以鐵、鋁等化學性質活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。
（2）確定裝訂線。橫寫、橫排的文件，裝訂線一般在左邊；左邊和右邊都不好裝訂的文件，裝訂線可以在上邊。
（3）加邊和裱糊。如果文件中的文字在裝釘線內，在裝訂前，應加貼一個邊。有些受損的文件，則需要裱糊后再進行裝訂。
（4）取齊。為了把文件裝訂得整齊、美觀、實用，要把文件取齊才能裝訂。一般應做到兩邊齊，從左邊裝訂時，右邊、下邊要取齊；從上邊裝訂時，上邊、下邊要取齊。大于A4尺寸的紙張要折疊對齊。裝訂時應以下齊、右齊為準。
（5）裝訂。一般采用不銹鋼釘進行裝訂，文件過厚時也可采用棉線三孔一裝訂法裝訂。如下圖所示：

3、分保管期限。
依據文件材料的保存價值和重要程度將文件材料按永久、30年、10年三種期限分開。
4、文件排列。
對每類保管期限下的文件材料按照形成文件材料的工作流程進行排列。歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。本級文件集中排列在上級來文之前，下級來文集中排在上級文件之后。同一事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。不同事由的歸檔文件排列，可按不同事由形成時間的先后順序排列，也可按事由的重要程度排列，還可按事由具有的共同屬性排列。
 
5、文件編號。
歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。每份文件應加裝歸檔文件封皮，檔號章一般應蓋在文件封皮上。檔號由全宗號、類目號、館編件號、室編件號、頁數、保管期限等項目組成。
全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
類目號：分類方案中類目的標識符號。如：煤炭工業廳檔案分類方案中文書檔案為第一個一級類目，標識為1；年度為二級類目，標識為公元紀年；組織機構代號為三級類目，如綜合辦標識為1；保管期限為四級類目，永久標識為“1”，30年標識為“2”， 10年標識為 “3”，上、下位類目之間用“·或者－”隔開。如煤炭工業廳煤炭工業廳2013年綜合辦永久保管的文書檔案標識符號為：1·2013·1·1（注：“·”必須在中間）
件號：填寫室編件號，館編件號不填。
頁數：指每一件歸檔文件的總頁數。
保管期限：根據本單位下發文件相關規范文件劃定保管期限。
6、編制歸檔文件目錄。
歸檔文件目錄設序號、檔號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。具體填寫要求如下：
序號，是指室編件號。
檔號，是指由全宗號、類目號、室編件號組成。
文號，是指文件制發機關的發文字號。文號一般由機關代字、年度、順序號三部分組成。填寫文號要照實抄錄，不能省略。
責任者，是指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。責任者一般應按文件照錄，可寫通用的簡稱，不能使用“本部”、“本區”、“本單位”等含義不明，難于判斷的簡稱；聯合發文責任者應填寫標注發文字號的機關。對于領導人講話或以領導人名義發布的文件，責任者可填寫領導人姓名。
題名，即文件標題，填寫目錄中的題名應將責任者、問題、文種三個部分照實抄錄。文件沒有題名或題名含義不清，不能全面提示文件內容的，應根據文件內容重新擬寫或補充題名，并在新擬或補充題名之外加“[]”號，重要的會議記錄重擬題名時，應寫明會議的時間和主要內容。
日期，是指文件的成文日期。具體填寫日期項應用4位阿拉伯數字寫明年度，用2位數分別填寫月、日；對沒有落款日期的文件材料，應根據文件內容加以考證并填寫。
頁數，是指每一件歸檔文件的頁數。空白頁不計數；收文的來文閱辦卡與正文，正本與領導簽發、定稿（法律法規文件須保留歷次修改稿，其正本與歷次修改稿和定稿各為一件，編目時應注明第一稿、第二稿……定稿等）作為一件時，應將構成該件的各文件頁數相加作為該件的頁數。
備注，用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。
填寫歸檔文件目錄項目時，可使用檔案管理軟件生成并打印出目錄。
歸檔文件目錄件號的編制。一是歸檔文件目錄采用年度—組織機構—保管期限分類的，分不同保管期限編制。即永久、30年、10年三種歸檔文件目錄每年都從“1”開始編制，并分別裝訂成冊。
7、目錄著錄
采用檔案整理軟件錄入目錄，內容包括序號、檔號、文號、責任者、題名、成文日期、頁數、備注。
我公司在本項目中實施的過程中，對電子目錄數據成果的遷移及備份一律采用檔案級光盤，所使用的檔案級光盤均具有由國家檔案局檔案科學技術研究所參與出具的針對檔案級光盤批次檢測報告及光盤制造商的原廠授權及檢測報告的掃描件加蓋公章。
光盤質量標準如下：
光盤片制作兩份，
（2）同一類目下的電子目錄，不跨越二片DVD片號。
（3）文件目錄存于符合標準的光盤片。
（4）光盤表面標示光盤片編號并注明光盤內目錄索引信息。
（5）在光盤片刻錄完成后，與錄入的電子目錄進行比對一次，以
確保檔案資料無遺漏及正確性。
（6）光盤刻錄人員對于所有光盤片序號進行管理與記錄。
8、編制盒內文件目錄。
9、裝盒并填制盒脊、盒內備考表。
分類好的文件按照同一年度、同一類別、同一期限的永久、長期分別裝入盒中，同一年度、同一類別、同一期限一個流水號排列。同一年度、同一類別、同一期限的文件件號是連續不間斷的。根據每件文件的厚薄情況來定每盒裝多少件。不能過于太厚，不便于查找。檔案盒結合實際情況用（一般用5公分）。需要注意的幾個問題：
（1）歸檔文件要按件號的先后順序裝入檔案盒；
（2）歸檔文件目錄、備考表、檔案盒封面及盒脊項目要填寫清楚、規范，字跡材料要符合要求；
（3）同一事由的歸檔文件盡量在同一盒內；
（4）不同年度、不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒；
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒脊背，每一個檔案盒內底部放入備考表，備考表項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期，每個項目都應填寫完整。
10、上架
歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。整體排架按照從上到下從左到右的宗旨，不同地方同一類別的檔案放于同一架子或柜子，并且按照永久、長期的順序擺放，最后按照同一類別的盒號的大小順序依次排列整齊。
4.3、業務檔案的整理
業務檔案以“案卷”為單位整理就是立卷。是本公司工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。
整理的原則及分類要求：
1、業務檔案整理的基本原則：遵循項目文件的自然形成規律和成套性特點，保持卷內文件之間的有機聯系，分類科學、組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。
2、業務檔案材料的分類要求：
⑴類目明確、層次清楚、簡明：
類目明確、層次清楚、簡明即劃分的類和屬類有二至三個層次，達到眉目清楚，條理清晰就可以。類和屬類一般不益劃得過多。類和屬類的層次劃得過多、過繁主要是容易破壞歸檔文件材料的自然形成規律，割裂文件材料固有的內在聯系，不便于保管和利用。
⑵分類標準一致
分類標準一致就是在對一種業務檔案劃分類或屬類時，劃分的依據是相同的。只有分類標準一致，業務檔案劃分的類或屬類才會層次清楚，條理明晰，有利于編目工作的進行，也方便保管和利用。
⑶類與類之間不交叉、不重疊。
類與類之間的歸檔材料，不能互相交叉。
3、制定分類方案或分類大綱
投標方需要在項目開工前按照甲方的工作性質及工作職能，提供檔案分類大綱初稿，經甲方審核通過后方可開始正常工作。
4、組卷的方法
（1）按項目組合專業性質組成案卷，將直接針對具體項目的管理性文件材料放入所針對的項目里組卷。
（2）卷內文件材料的編寫
①案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。
②單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。
③成套圖樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其它文件材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數。卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。
④卷內目錄的填寫
序號：序號應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件材料件數的順序。卷與卷之間不連續編。
文件編號：文件編號應填寫文件材料的文號等。
責任者：責任者應填寫文件材料的形成部門或主要責任者。
文件材料題名：文件材料題名應填寫業務文件材料的名稱。
日期：日期應填寫業務文件材料的形成日期。
頁號：頁號應填寫每件文件材料首尾頁上標注的頁號。
備注：有需要注明的事項填入此欄。
卷內目錄排列在卷內文件材料首頁之前。
⑤卷內備考表的編寫
說明：說明包括案卷內文件材料的件數、頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。
立卷人：應由負責立卷人簽名。
立卷日期：立卷日期應填寫完成立卷的日期。
檢查人：檢查人應由案卷質量審核者簽名。
檢查目期：檢查日期應填寫審核的日期。
卷內備考表排列在卷內文件材料之后。
5、案卷的裝訂
案卷內不同幅面的文件材料，破損的要先修復。
案卷內的金屬物裝訂前要拆除。
（1）三孔一線裝訂。裝訂的案卷要結實、整齊，不要壓住字跡、不掉頁、不倒頁、無損壞文件、不妨礙閱讀。
（2）不裝訂的案卷，應在每份文件材料的左上角加蓋檔號章。

（3）序號填寫應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件材料件數的順序。

6、案卷封面的編寫

案卷封面印制在卷盒的正表面，案卷封面空白欄就是案卷題名欄，擬寫案卷題名一般由立卷人擬寫。案卷題名要求應簡明、準確地揭示卷內文件材料的內容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結構、階段的名稱等。
立卷單位應填寫負責文件材料組卷的部門或項目負責部門。
起止日期應填寫案卷內文件材料形成的起止日期。
保管期限應根據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限。
密級應依據保密規定填寫卷內文件材料的最高密級。
檔號應填寫全宗號、目錄號、分類號(項目代號)和案卷號（檔號的編制見后）。
7、案卷背脊的編寫
案卷背脊上的保管期限應根據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限。
檔號填寫同“案卷封面的編寫”。
案卷題名填寫同“案卷封面的編寫”，應從右到左豎寫。
 

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